Архивное хранение документов
Порядок передачи дел в архив организации Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: · на дела постоянного хранения; · дела временного (свыше 10 лет) хранения; · дела по личному составу; · дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегод-но под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложе-нии 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: · порядковый номер дела (тома, части) по описи; · индекс дела (тома, части); · заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; · даты дела (тома, части); · количество листов в деле (томе, части); · срок хранения дела. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: · заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; · каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); · порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; · порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации; · графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; · при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); · графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требова-нию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
____________ (наименование предприятия) ____________ (наименование структурного подразделения)
ОПИСЬ № ____
В данную опись внесено ___________________ дел с № _____ по № _____ , в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: _____ пропущенные номера: _
Наименование должности составителя описи подпись Расшифровка подписи Дата
Передал _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника структурного подразделения подпись Расшифровка подписи Дата
Принял _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива предприятия подпись Расшифровка подписи Дата
Образец описи дел структурного подразделения для передачи в архив
На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреж-дения. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органи-зации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного под-разделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организа-ции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работ-ники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (927)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |