Методика составления индивидуальной номенклатуры дел

Индивидуальная номенклатура дел - систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в конкретной организации или учреждении в определенный делопроизводственный год.

Приступая к разработке номенклатуры, необходимо изучить положение или устав об организации и ее структурных подразделениях, штатное расписание или структуру организации, планы и отчеты о ее работе, номенклатуры дел за предшествующие годы (если составлялись), а также виды, состав и содержание всех документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации.

Наибольшие трудности возникают при составлении номенклатуры дел впервые в недавно образованной организации с еще не полностью установившимися задачами, функциями, не сложившимся составом документов. Безусловно, что в первый год деятельности организации пытаться сделать номенклатуру очень сложно и нецелесообразно. В этом случае разработку необходимо начинать со структурных подразделений или участков работы с традиционными функциями, имеющих отработанный состав документов: кадры, бухгалтерия и так далее. К непосредственному составлению номенклатуры дел структурных подразделений целесообразно приступать через определенное время после начала деятельности организации (примерно через полгода).

На наш взгляд, данную работу необходимо начинать с издания соответствующего распорядительного документа руководителя организации

о разработке номенклатуры дел. В этом документе должны быть указаны конкретные сроки представления в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и архив каждым структурным подразделением всех списков первичных документов, которые могут образовываться в зависимости от специфики его деятельности в следующем делопроизводственном году. Также в приказе должны быть указаны ответственные за исполнение и достоверность представленной информации, а также сроки представления проекта сводной номенклатуры дел организации на рассмотрение экспертной комиссии и утверждение руководителя. Если организация имеет большое количество структурных подразделений, к приказу можно приложить график сдачи проектов номенклатур дел и документов в них образующихся с целью их системного рассмотрения.

Ответственность за составление сводной номенклатуры дел возлагается на руководителя службы документационного обеспечения управления (канцелярию, общий отдел и т. д.). Руководитель архивной службы организации (заведующий архивом, ответственный за архив) оказывает службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в проведении этой работы.

Следует обратить внимание, что для большинства вновь созданных организаций, особенно негосударственных, характерна нестабильность структуры или ее частые изменения, поэтому возможно построение номенклатуры не по структурному, а по функциональному принципу. Это удобно в основном для небольших организаций. Также при составлении номенклатуры дел необходимо иметь в виду, что во многих организациях сложилась практика, когда руководители и специалисты держат у себя и не передают в канцелярию ряд важных документов (уставные, протокольные). Это необходимо учитывать при выявлении документов.

В последнее время широкое распространение получают электронные документы, а также базы и банки данных. Они стали неотъемлемой частью документооборота всех организаций и их информационных ресурсов. Однако во многих случаях документная информация на электронных носителях не считается документом и не учитывается в номенклатуре дел, что приводит к неполному учету действительного документооборота в организациях. При составлении номенклатуры дел следует иметь в виду, что вся документная информация, образовавшаяся в деятельности организации независимо от формы ее носителя, должна быть учтена. Документы или документальные комплексы, созданные электронным способом и не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий раздел номенклатуры дел, а в графе «Примечание» делается специальная отметка (например: ведется в электронной форме, на бумажный носитель не переносится). Эта отметка должна относиться, как правило, только к оперативной документации, или документация может вестись в электронной форме в текущем делопроизводстве, но при сдаче в архив в обязательном порядке переводится на бумажную основу. Это относится к видам документации, которые должны в обязательном порядке вестись на бумажном носителе, со всеми реквизитами, подтверждающими их легитимность. Это - уставная, распорядительная, нормативная, документы по личному составу. Учитывая, что базы данных не являются документами в традиционном понимании и не подлежат установленной для обычных документов классификации в номенклатуре дел, целесообразно для них иметь отдельный перечень.

Основную ценность номенклатуры дел как справочника представляют заголовки дел, прежде всего, точность и полнота отражения в них всех функций организации. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, которые отражают все документируемые направления

деятельности организации. Заголовки дел должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Особое значение имеет проблема установления сроков хранения документов в номенклатуре дел, прежде всего, современных хозяйственных и экономических структур. В данных случаях нужно иметь в виду: если данные документы, отражающие новые виды деятельности, не имеют аналогов в действующих перечнях, нельзя устанавливать им срок хранения по формальному совпадению названия документа, имеющегося, скажем, в типовом перечне. Необходимо обратиться к мнению экспертов, зафиксированному в решении экспертной комиссии организации. Хочется отметить, что в современных условиях роль экспертной комиссии, ее ответственность за определение сроков хранения документов значительно возросла, и ее задача отнюдь не является формальной. При установлении сроков хранения документов необходимо учитывать, что в отдельных случаях их следует дополнять примечаниями типа: «после завершения ревизии», «после окончания срока действия ревизии». Эти примечания играют важную роль, особенно для финансовой и бухгалтерской документации. Отдельно уточним, что сроки хранения документов по личному составу (75 лет) начинают отсчитываться только после увольнения работника из организации.

Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание.

Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве

организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, рассматривается экспертной комиссией организации, затем согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, если организация является его источником комплектования, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования при организации работы с документами.[13, с 47]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы рассмотрели основные положения, касающиеся методики составления номенклатуры дел организации.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться требованиями закрепленными в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов.

ЛИТЕРАТУРА

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2006. – М.: Цетрполиграф, 2007.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003

4. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2001.

6. Альбрехт Б. В. Составление номенклатуры дел в организациях // Отечественные архивы. – 1999. – № 1. – С. 89-91.

7. Альбрехт Б. В. Методика и организация составления индивидуальной номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. – 2004. – № 10. – С. 5-9.

8. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С. 40 - 48.

9. Белова Н.Н. Делопроизводство. – М.: Норма, 2006.

10. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2007

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

12. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Под ред. К.Н.Гусева. - М.: Норма, 2007.

13. Кошелева Е. А. Составление номенклатуры дел // Секретарь-референт. – 2004. – № 1. – С. 46-48.

14. Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2007. - №1. – С.3-7.

15. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.35 - 39.