Организация контроля исполнения документов.  

Организация документооборота.

Общие положения.

2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется секретарем генерального директора.

2.1.2. Документы передаются на рассмотрение директору в день их поступления и направляются на исполнение сразу же после их распределения.

2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении на исполнение, ходе исполнения, направлении в дело.

Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов.

2.2.1. Первичную обработку поступивших в Организацию документов проводит секретарь генерального директора.

2.2.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документа и приложений к нему. Все конверты вскрываются, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается непосредственно адресату.

2.2.3. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр отправляется отправителю, второй приобщается к документу, третий остается у секретаря.

2.2.4. В случае если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождения более месяца, если конверт значительно поврежден или на нем имеются особые отметки, а также в случае если на конверте отсутствует пометка «лично», а вложение носит личный характер, конверты не уничтожаются, а прикрепляются к документу.

2.2.5. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера; на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, отметка проставляется на обратной стороне конверта.

2.2.6. Регистрация документов производится однократно секретарем генерального  директора путем занесения  данных в компьютер, или в «Журнал регистрации входящей документации».

2.2.7. Регистрация входящих документов проводится в день их получения.

2.2.8. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером об этом делается отметка, например: № 45+ приложение на 1-м листе.

2.2.9. После регистрации входящие документы передаются на рассмотрение генеральному директору. Если получено письмо – ответ, к нему необходимо прикрепить копию инициативного письма.

2.2.10. В результате рассмотрения документа директор проставляет на нем резолюцию, содержание которой (исполнитель(и), содержание поручения и срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящей документации».

Организация контроля исполнения документов.  

2.3.1. Ставить документы на контроль имеет право  генеральный директор  Организации.

2.3.2. Контроль сроков исполнения документов возлагается на секретаря  генерального директора Организации. Секретарь генерального директора заносит информацию о взятых на контроль документах в «Контрольный журнал».

2.3.3. Срок исполнения исчисляется со дня, следующего за датой наложения резолюции. При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ исполняется в десятидневный срок.

2.3.4. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ передается на исполнение первому названному в резолюции работнику (ответственному исполнителю). Остальным соисполнителям передаются копии документа.

Ответственность за качественное и своевременное исполнение документа в равной степени несут все работники, указанные в резолюции.

2.3.5. Исполнитель (ответственный исполнитель) обязан давать секретарю генерального директора Организации ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

2.3.6. Документы, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающем их утрату. В случае утери или пропажи документа исполнитель немедленно извещает об этом секретаря  генерального директора Организации.

2.3.7. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан передать секретарю информацию об исполнении документа, а на самом документе оформить отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка помещается в левом нижнем углу первого листа документа.

В отметке следует указать наименование документа, свидетельствующего об исполнении поручения, его дату и номер. Если такой документ отсутствует, дается краткая информация об исполнении. После этого необходимо указать номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем.

2.3.8. Задание снимается с контроля только с разрешения  генерального директора (или, в его отсутствие, заместителя генерального директора Организации).

2.3.9. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю директора Организации в подобранном для подшивки виде.

2.3.10. Исполненные документы и копии писем – ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

2.3.11. Если документ не готов в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель (ответственный исполнитель).

2.3.12. Если исполнитель (ответственный исполнитель) согласовал с генеральным директором изменение срока исполнения документа, то он обязан сообщить об этом секретарю  генерального директора Организации. Секретарь вносит новый срок в «Контрольный журнал».

2.4. Подготовка исходящего документа.

2.4.1. Проект исходящего документа готовит работник Организации – исполнитель документа. Для подготовки проекта сложного документа может быть привлечена группа работников (рабочая группа).

2.4.2. Проект документа визируется исполнителем и (или) руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа (виза проставляется на копии исходящего документа), и передается секретарю генерального директора для проверки правильности его оформления.

2.4.3. Секретарь генерального директора проверяет наличие адресата, заголовка к тексту, отметки об исполнителе и правильность оформления всех реквизитов документа.

2.4.4. После проверки исполнитель согласовывает документ с заинтересованными должностными лицами Организации (при необходимости – с другими организациями).

2.4.5. Документ передается на подпись генеральному директору через секретаря. К документу прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.4.6. Документы подписываются генеральным директором Организации. Подписывается первый экземпляр документа.

2.4.7. Если документ направляется нескольким адресатам, подписываются все экземпляры, но визируется только копия исходящего документа.

2.4.8. Исполненные документы с приложением необходимых документов передаются секретарю генерального директора в подобранном для отправки виде.