Форматирование данных и защита информации в Excel
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, т.к. с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел - форма представления (с плавающей или фиксировано точкой), количество знаков после запятой и т.д. Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать: ¨ кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование; ¨ команду меню окна ФОРМАТ – Ячейки; ¨ команду контекстного меню Формат ячеек. Диалоговое окно формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек: ¨ число; ¨ выравнивание; ¨ шрифт; ¨ граница; ¨ вид; ¨ защита. Если не один из предлагаемых форматов не подходит, то можно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Тип описать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов. На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста. На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке: ¨ по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.д.); ¨ по вертикали; ¨ ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали). С помощью вкладки Вид, а так же кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор. На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а так же установить защиту ячейки – запретить изменение введенных в нее данных. Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок. Для автоформатирования необходимо: ¨ выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы; ¨ ввести команду ФОРМАТ – Автоформат; ¨ в диалоговом окне автоформат выбрать подходящий вариант оформления. Условное форматирование. Excel позволяет выделять в таблице отдельные ячейки, удовлетворяющие определенным условиям, и применять к ним оформление, отличное от форматирования всей таблицы. Если значение ячейки перестает удовлетворять заданным условиям, то программа автоматически отменяет (скрывает) примененное к этим ячейкам форматирование. Например, можно закрасить ячейку другим цветом, если содержащееся в ней значение превосходит определенную величину и т.п. в качестве условий можно использовать: постоянные значения ячеек, формулы содержащие ссылки на другие ячейки и даты. Для применения условного форматирования нужно: 1. Выделить необходимые ячейки. 2. Ввести команду ФОРМАТ - Условное форматирование. 3. В диалоговом окне Условное форматирование выполнить одно из следующих действий: ¨ Выбрать параметр Значение и ввести нужное значение или формулу, поставив перед ней знак равенства (=); ¨ Выбрать параметр Формула и в поле справа ввести нужную формулу. 4. Щелкнуть по кнопке Формат и выбрать тип шрифта, его цвет, подчеркивание, рамку, а так же цвет заливки и узор. В тех случаях, когда значения ячеек будут отвечать поставленным условиям, а формулы принимать значение ИСТИНА, к ячейке будут применяться параметры оформления, заданные при назначении условного форматирования. Защита информации таблицах Excel
B Excel 2000 имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют: 1. ограничить доступ к документу в целом; 2. ограничить возможность внесения изменений в документ; 3. ограничить доступ к отдельным фрагментам документа – рабочим листам или ячейкам; 4. скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы; 5. скрыть файл документа – не отображать его название в окне папки и Проводника; 6. предотвратить заражение документа макровирусами. Защита файлов рабочих книг. Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд: ¨ СЕРВИС – Защита – Защитить книгу; ¨ СЕРВИС – Защита – Защитить книгу и дать общий доступ; ¨ СЕРВИС- Доступ к книге; ¨ ОКНО – Скрыть. При сохранении документа можно ввести три варианта ограничения доступа к файлам рабочих книг: 1. ввести пароль на открытие файла; 2. ввести пароль для разрешения на изменение данных 3. запретить изменение данных – разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем. Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ – Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения вести пароли установить нужные переключатели. Если в диалоговом окне Защита книги установлен флажок Структуру, то запрещается: ¨ просмотр скрытых листов; ¨ перемещение, удаление, скрытие или переименование листов; ¨ вставка новых листов или листов с диаграммами; допускается добавление внедренных диаграмм с помощью Мастера диаграмм; ¨ перемещение или копирование листов в другую книгу; ¨ создание для сценариев краткого отчета с помощью Диспетчера сценариев; ¨ использование инструментов надстройки ” Пакет анализа” для помещения результатов на новый лист; ¨ запись новых макросов и др.; Если установлен флажок Окна, то запрещается: ¨ изменение размеров и положения окон открытой книги; ¨ перемещение, изменение размеров и закрытие окон и др. Снять защиту книги и ограничения доступа можно с помощью команды СЕРВИС – Защита – Снять защиту книги. Если был установлен пароль, то чтобы снять защиту, необходимо знать пароль. Команда СЕРВИС – Защита – Защитить книгу и дать общий доступ используется для защиты элементов рабочей книги при работе с ней нескольких пользователей. Команда ОКНО – Скрыть позволяет скрыть от пользователя всю книгу, но оставить доступ к её содержанию. Кроме того, в Excel имеется возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге. Защита рабочих листов. Защиту отдельных рабочих листов можно установить с помощью команды СЕРВИС – Защита – Защитить лист (рис. 17). При этом файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенные листы вносить изменения.
рис.17
При защите листа можно ввести пароль, а также установить переключатели для защиты: ¨ содержимого ячеек; ¨ графических объектов – для запрета их перемещения и редактирования; ¨ сценариев. Если в диалоговом окне Защитить лист установлен флажок Содержимое, то запрещаются: ¨ изменение защищаемых ячеек; ¨ просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов; ¨ просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов; ¨ просмотр скрытых перед защитой листа формул; ¨ изменение элементов на листах диаграмм. Если установлен флажок Сценарии, то запрещаются: ¨ просмотр скрытых сценариев; ¨ изменение и удаление защищенных сценариев. При этом допускаются изменение значений незащищенных ячеек и добавление новых сценариев. Для того чтобы скрыть рабочий лист или его отдельные части (строки или столбцы), используют команды ФОРМАТ – Лист (Строка, Столбец) – Скрыть. Для их отображения – команды ФОРМАТ – Лист (Строка, Столбец) – Отобразить. Защита ячеек. Для защиты отдельных ячеекиспользуетсякоманда меню ФОРМАТ – Ячейки. (рис.18)
рис. 18 ☺ Самостоятельно поработайте с диалоговым окном Формат ячеек и изучите возможности каждой из имеющихся закладок.
Популярное: Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (233)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |