Требования к бланкам документов
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
Правила машинописного оформления документов
Основные правила при оформлении документов: – текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала; – первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля; – реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал; – реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами; – расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией; – если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля; – точку в конце заголовка не ставят; – в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы; – номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Подготовка и оформление основных видов документов Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационными документами являются : устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.
Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу. Распорядительными документами являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.
Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами. Информационно - справочными документами являются: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
Технология работы с документами
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: – документы, поступающие из других организаций (входящие); – документы, отправляемые в другие организации (исходящие); – документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие на предприятие проходят: – первичную обработку; – предварительное рассмотрение; – регистрацию; – рассмотрение руководством; – передачу на исполнение. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: – постановку документа на контроль; – проверку своевременного доведения документа до исполнителя; – проверку и регулирование хода исполнения; – учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.
Заключение
В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии.
Популярное: Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (168)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |