График документооборота первичных учетных бухгалтерских и налоговых документов, оформляющих текущие хозяйственные операции
Создание документа | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за выписку | главный бухгалтер | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | руководитель структурного подразделения | |||||||||||||||||||||||||||||
Выписывающий | бухгалтер | бухгалтер-кассир | бухгалтер-кассир | подотчетное лицо | |||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за оформление | главный бухгалтер | бухгалтер-кассир | бухгалтер-кассир | подотчетное лицо | |||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за исполнение | бухгалтер | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | подотчетное лицо | |||||||||||||||||||||||||||||
Срок создания (поступления) | в течение 1 дня | в течение 1 дня | в течение 1 дня | в течение 3-х дней | |||||||||||||||||||||||||||||
Проверка документа | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за проверку | главный бухгалтер | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | |||||||||||||||||||||||||||||
Проверяющий | главный бухгалтер | главный бухгалтер | главный бухгалтер | главный бухгалтер | |||||||||||||||||||||||||||||
Порядок представления | – | с отчетом кассира | с отчетом кассира | с приложением документов | |||||||||||||||||||||||||||||
Срок проверки | в течение 1 дня с даты оформления | в течение 1 дня с даты оформления | в течение 1 дня с даты оформления | в течение 1 дня с даты оформления | |||||||||||||||||||||||||||||
Обработка | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за обработку | – | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | |||||||||||||||||||||||||||||
Срок обработки | – | в течение 1 дня с даты окончания проверки | в течение 1 дня с даты окончания проверки | в течение 1 дня с даты окончания проверки | |||||||||||||||||||||||||||||
Архивирование | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Ответственный за передачу в архив | главный бухгалтер | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | заместитель главного бухгалтера | |||||||||||||||||||||||||||||
Срок сдачи в архив | по истечении 5 лет с окончания отчетного периода | по истечении 5 лет с окончания отчетного периода | по истечении 5 лет с окончания отчетного периода | по истечении 5 лет с окончания отчетного периода |
Для каждой организации график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, структуры управления и т.п. Пример графика документооборота приведен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105). На основе данных рекомендаций предлагается следующая форма графика документооборота:
Утверждено приказом
N ___________ от "__" ________ 200_ г.
График документооборота первичных учетных документов
N | N | Наименование | Регистрируемая | Создание документа | ||
Количество экземпляров | Ответственное лицо | Сроки исполнения | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Проверка документа | Утверждение | Обработка документа | Передача в архив | ||||
Ответственный за проверку | Порядок представления | Срок представления | Исполнитель | Срок исполнения | Исполнитель | Срок исполнения | |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя
В графике документооборота по каждому обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.
График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.
График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.
График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер. За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.
Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.
2020-02-03 | 285 | Обсуждений (0) |
5.00
из
|
Обсуждение в статье: График документооборота первичных учетных бухгалтерских и налоговых документов, оформляющих текущие хозяйственные операции |
Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓ |
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...
Система поиска информации
Мобильная версия сайта
Удобная навигация
Нет шокирующей рекламы