Формирование и оформление дел
Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми). Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела. Обложка дела оформляется следующим образом: - название организации – ЗАО «Строительная Компания «Технолига»; - наименование подразделения; - номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела; - заголовок дела; - год заведения или квартал года; - том дела; - срок хранения. Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Технолига». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Технолига». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Форма описи:
В опись № __________включены _______________________дел (цифрами и прописью) с №____________по №_____________. Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Технолига» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
Итого: _________________дел за годы ________. Описи дел за ____________годы утверждены ЭК. Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия Члены ЭК И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия Подпись Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения. Передача дел в архив - Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения. - Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение. - В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. Форма карточки-заместителя дела: Отдел______________ Дело № ____________
В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года. Начальник Общего отдела И.О.Ф. Приложение 2 Список нерегистрируемой корреспонденции: 1. Графики; 2. Документы по материально-техническому снабжению; 3. Материалы справочного и информационного характера; 4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые 5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты; 6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.); 7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты; 8. Приказы подведомственных организаций; 9. Проекты планов; 10. Проекты смет расходов; 11. Расчеты; 12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях; 13. Технологические карты; 14. Технические условия; 15. Учебные планы и программы; 16. Чертежи. Приложение 3
На основании перечня__________________________________________ (название и выходные данные перечня ___________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
Итого __________________________дел за ___________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании. Председатель ЭК __________________И.О.Ф. Члены ЭК __________________И.О.Ф. __________________И.О.Ф. Приложение 4
Популярное: ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (294)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |