Системы электронного документооборота
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. При выполнении требований стандартов ISO 9000 одним из требований к системе менеджмента качества является прозрачно поставленный документооборот. Электронный документооборот представляет собой процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла: 1) создание 2) рецензирование, исправление, утверждение 3) распространение, публикация 4) архивирование Более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников!
У традиционного документооборота множество недостатков: · высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов · высокая стоимость содержания площадей для хранения документов · высокая стоимость обработки и согласования документов · медленное и хаотичное движение документов · низкий уровень контроля · невозможность удаленного доступа к документам · отсутствие контроля над потоками документов · нарушение конфиденциальности Система электронного документооборота (СЭД)— это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства. Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используются СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота). За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS-система - это система управления документами компании. Задача данных систем такие же, как и в СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д. Основные функции СЭД: 1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы. 2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов. 3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий. 4. Система обеспечивает гарантированный удаленный доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации. 5. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство. 6. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД. 7. Система обеспечивает конвертация данных одних типов файлов в другие (типы файлов, с которыми работают СЭД: текстовый, графический, табличный, аудио- и видео-, web). 8. СЭД позволяет объединять разрозненные потоки документов подразделений, территориально-удаленных друг от друга, в единую систему. 9. В СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями. 10. В СЭД могут быть заложены некоторые функции канцелярии. Клиенты СЭД У каждого из клиентов СЭД свои цели и задачи при работе с документами. 1. Руководитель 2. Делопроизводитель (помощник руководителя) 3. Менеджер 4. Работник архива 5. Исполнитель (работники отдела кадров, отдела снабжения, юридического отдела, производственного отдела, отдела управления качеством и т.д.) В СЭД реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, должности и назначенных полномочий. • Работа Исполнителя • Работа Начальника отдела • Работа Ответственного за контроль • Работа Ответственного за делопроизводство • Работа Специалиста по сканированию • Работа Помощника • Работа Регистратора • Работа Руководителей • Работа Сотрудника отдела контрольно-аналитической работы и приказов Точное количество имеющихся на российском рынке систем электронного документооборота определить сложно, так как в России отсутствуют стандарты, сертификация и регистрация такого рода систем. Их и называют по-разному: САД, САДО, СЭДО, «электронная канцелярия», «система оперативного управления компанией», «система управления контентом», «ECM-система» и др. В России большой процент проектов внедрения СЭД заканчиваются неудачей. В России активно представлены следующие системы СЭД: Docsvision, DocUnity, Optima-workflow, Босс-референт, Гран-док, Companymedia, Landocs, Дело, Евфрат (Рис.13). Рис.13 Системы СЭД, представленные на российском рынке
1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 25 января 1995 г. 2. ГОСТ 34.003-90 3. Федеральный закон Российской Федерации N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", принятый 27 июля 2006г 4. Журнал "Information Security/ Информационная безопасность" #6, 2008 5. A. Osterwalder, Yves Pigneur, Alan Smith, and 470 practitioners from 45 countries, Business Model Generation, 2010 6. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Популярное: Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (883)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |