Сортировка и фильтрация
Практическое использование MS ACCESS Целью работыявляется приобретение первоначальных навыков работы в MS ACCESS. Постановка задачи Предположим, в Excel имеем следующую таблицу: Таблица 1 ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В EXCEL
Если предположить, что ширина первого столбца 25 символов, второго – 40, третьего – один (вполне достаточно чтобы хранить число от двух до пяти), то нетрудно подсчитать, сколько байт (символов) необходимо для хранения информации о 10 000 студентах за 10 семестров (по 5 экзаменов в каждом семестре): 10 000 х 5 х 10 = 500 000 – столько строк будет в таблице; 25 х 500 000 = 1 250 000 байт (в первом столбце); 40 х 500 000 = 2 000 000 байт (во втором столбце); 1 х 500 000 = 500 000 байт (в третьем столбце); 1 250 000 + 2 000 000 + 500 000 = 3 750 000 байт (во всей таблице). Если учет и хранение этой информации организовать в ACCESS, то получим три таблицы: Таблица 2 ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В MS ACCESS
Таблица Студенты содержит 10 000 записей (Код_студента и ФИО), для хранения которых необходимо: 10 000 х (2+25) = 270 000 байт. Таблица Предметы содержит 5 х 10 =50 записей (Код_предмета и название предмета – по 5 предметов в семестре, 10 семестров), для хранения которых необходимо: 50 х (2+40) = 2 100 байт. Таблица Сессия содержит 10 000 записей (Код_студента, Код_предмета и оценку), для хранения которой необходимо: 10 000 х (2+2+1) = 50 000 байт. Итого для хранения всей информации в Access понадобится: 270 000 + 2 100 + 50 000 = 322 100 байт, что более чем в 10 раз меньше, чем при проектирование таблицы в Excel. Второе преимущество – быстрый поиск информации - тоже налицо: быстрее найти все сведения о ком-то из студентов, организуя поиск не по всей фамилии, а всего по двум символам – Коду_студента. Постановка задачи в Access. Необходимо: ü создать базу данных, которая содержит оценки студентов одной группы за один семестр (для простоты), т.е. три таблицы (см. табл.2); ü наполнить ее данными; ü организовать запросы об «отличниках», «хорошистах», «троечниках» и неуспевающих, а так же начислить стипендию всем студентам (отличникам - 200% от 1900 р., имеющим одну четверку – 100%, остальным – 0); ü организовать удобные формы для ввода информации по предметам, по студентам; ü получить отчеты об успеваемости студентов и о начислении стипендии; ü создать простейшие макросы для открыванием и закрыванием таблиц. Проектирование таблиц Запускается Access аналогично другим программным продуктам Microsoft Office. Сначала следует создать базу данных, в которой будут сохранены все другие Access-объекты: таблицы, запросы, формы и т.д. В левом верхнем углу окна Access нажмите на кнопку Office и выберите команду Создать. В правой части окна появится поле для ввода имени базы данных. Щелкните левой кнопкой мыши по значку , расположенному справа от этого поля, для выбора папки, в которой будет храниться Ваша база данных (установите папку, в которой Вы все время работаете), и задайте также имя базы данных, например, SESSIYA. После этого щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Access автоматически добавит расширение имени базы данных .accdb. 2.1. Создание таблицы Студенты в режиме конструктора Создавать таблицу удобнее в режиме Конструктор. Перейдите в режим Конструктор, щелкнув мышкой на кнопке ленты Главная. Открывается диалоговое окно, в котором Access предлагает ввести имя таблицы. Введите имя первой таблицы – Студенты - и нажмите на кнопку . Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 3). Таблица 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ СТУДЕНТЫ
Закройте таблицу (не закройте случайно Access!), щелкнув мышью на кнопке внутреннего окна (таблицы Студенты), подтвердив сохранение. 2.2. Ввод данных таблицы Студенты В левой части окна Access, в поле Все таблицы,выделите таблицу Студенты, после чего щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите элемент Открыть. Введите в столбце поля ФИО любые четыре фамилии. Закройте таблицу. Если появится диалоговое окно с подтверждением сохранения, сохраните таблицу. 2.3. Создание таблицы Предметы в режиме конструктора На ленте Созданиенажмите на пиктограмму . Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 4). Таблица 4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ ПРЕДМЕТЫ
Закройте таблицу, подтвердив сохранение и дав таблице имя Предметы. 2.4. Ввод данных таблицы Предметы Ввод данных в таблицы Предметы осуществляется аналогично п.2.2. Введите в таблицу Предметы четыре предмета: информатика, история, высшая математика и физика. Закройте таблицу, подтвердив сохранение. 2.5. Создание таблицы Сессия в режиме конструктора На ленте Созданиенажмите на пиктограмму для входа в режим Конструктор. Задайте имена полей, их тип и т.д. (см. табл. 4). Таблица 4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦЫ СЕССИЯ
Закройте таблицу, подтвердив сохранение, дав таблице имя Сессияи не создав ключевого поля. 2.6. Ввод данных таблицы Сессия Щелкните на таблице Сессия в поле Все таблицы двойным щелчком мыши. Введите в таблицу Сессия для первого студента (код равен единице) оценки «5» по всем предметам (коды предметов от одного до четырех). 2.7. Изменение свойств полей таблицы Сессия в режиме конструктора Нетрудно заметить, что ввод очень неудобный: необходимо перед собой иметь перечень фамилий студентов и предметов с их кодами. Вспомним, как удобно было задавать, например, тип данных и организуем такой же ввод для полей Код_студента и Код_предмета. Для таблицы Сессия войдите в конструктор (Вы таблицу не закрывали. Для входа в режим конструктор надо нажать на кнопку ) и в Типе данных поля Код_студента выберите Мастер подстановоки далее: - включить Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса (данные будут браться из таблицы Студенты), и нажать на кнопку ; - в поле Показать задать Таблицы, выделить таблицу Студентыинажать на кнопку ; - с помощью кнопки выбрать поля Код_студента и ФИО инажать на кнопку ; - задать порядок сортировки элементов списка, выбрав в первом поле ФИО и , после чегонажать на кнопку ; - нажать на кнопку ; - появляется сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас?») Нажать на кнопку . Для поля Код_студента в Свойствах поля написать в строке Подпись следующее: ФИО студента (при отсутствии данного значения в качестве подписи использовалось имя поля: Код_студента). В Типе данных поля Код_предмета выберите Мастер подстановок и далее проделайте следующее: - включить Объект ”столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса (данные будут браться из таблицы Предметы), и нажать на кнопку ; - в поле Показать задать Таблицы, выделить таблицу Предметыинажать на кнопку ; - с помощью кнопки выбрать поля Код_предмета и Название_предмета инажать на кнопку ; - задать порядок сортировки элементов списка, выбрав в первом поле Название_предмета и , после чегонажать на кнопку ; - нажать на кнопку ; - появляется сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас?») Нажать на кнопку . Для поля Код_предмета в Свойствах поля написать в строке Подпись следующее: Предмет (при отсутствии данного значения в качестве подписи, вы заметили, использовалось имя поля: Код_предмета). Теперь осталось организовать выбор значений из списка с помощью мышки для поля Оценка (тип данных): - выбрать из списка Мастер подстановок; - включить Будет введен фиксированный набор значений, нажать на кнопку ; - Число столбцов: 1(оставить без изменения), в колонке таблицы Столбец1 ввести столбиком числа от 5 до 2 (для перемещения вниз пользоваться мышкой или клавишей ↓), и нажать на кнопку . Закройте таблицу, подтвердив ее сохранение. 2.8. Ввод остальных данных таблицы Сессия Щелкните на таблице Сессия в поле Все таблицы двойным щелчком мыши. Введите в таблицуСессия для остальных студентов оценки по всем предметам так, чтобы были студенты всех четырех категорий («отличник», «хорошист», «троечник» и «двоечник»). Данные добавляются после последней записи и выбирайте их из раскрывающихся списков. После ввода данных закройте таблицу Сессия, подтвердив сохранение изменений. Сортировка и фильтрация Сортировку и фильтрацию проделайте для таблицыСессия. Откройте ее двойным щелчком мыши в поле Все таблицы. Отсортируйте таблицу: - по фамилиям студентов в алфавитном порядке (щелчком мыши сделайте текущим столбец ФИО_студента, на ленте Главная нажмите на пиктограмму поля Сортировка и фильтр); - по оценкам (сначала «5», затем «4» и т.д.); - по предметам в алфавитном порядке. Отфильтруйте таблицу по следующим признакам: - оставьте в таблице только «отличные» оценки: кто, по каким предметам получил «пятерки» (сделайте текущим столбец Оценка, станьте на любую запись в этом поле с оценкой «5», нажмите кнопу на ленте Главная в поле Сортировка и фильтр и выберите элемент Равно 5); - оставьте в таблице только все сведения для предмета Информатика (выполняется аналогично). Для отмены фильтра используется кнопка , расположенная на ленте Главная в поле Сортировка и фильтр. Закройте таблицу, подтвердив сохранение. Схемы На ленте Работа с базами данныхнажмите на кнопку . В окне Схема данных вы увидите, что таблица Студенты связана с таблицей Сессия по средствам поля Код_студента. Чтобы убедиться, что структура таблиц правильная, проделайте действия, описанные далее. Щелкните два раза левой кнопкой мыши на линии, связывающей эти таблицы, и, в открывшемся окне установив признак: Обеспечение целостности данных, нажмите на кнопку ОК. Появившиеся символы 1 («единица») и ∞ («бесконечность») говорят о том, что структура таблиц правильная (если не получилось, то в структуре есть ошибки, которые необходимо найти и устранить при разработке «серьезного» продукта, но которые в данном примере Вам особенно не помешают). Щелкните два раза левой кнопкой мыши на линии, связывающей таблицы Предметы и Сессия по средствам поля Код_предмета, и, установив признак: Обеспечение целостности данных, нажмите на кнопку ОК (выполняется аналогично). Закройте окно Схема данных.
Популярное: Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (727)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |