Организация рабочего времени руководителя
Дела, которыми занимается руководитель во время рабочего дня, также можно подразделить на повторяющиеся и неповторяющиеся. Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели Разработка недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание - особенности стиля работы руководителя; - специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций - сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности; - обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Важным моментом является сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности. На более важные виды деятельности необходимо планировать больше времени, Очень важным при разработке недельного графика является обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Личное рабочее время необходимо руководителю для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, для дополнительного анализа важнейших проблем, требующих особого подхода. В научных организациях личное рабочее время необходимо для ведения научной работы. Если не обратить на этот аспект должного внимания, важнейшие проблемы растворятся среди текущих дел. Руководитель будет уделять неоправданно много времени решению тактических, а не стратегических проблем. Неправильно считать, что во время личной работы руководитель не осуществляет контактов Разработанный недельный график утверждается руководителем и доводится до сведения всех сотрудников организации. В обязанности секретаря входит обеспечение соблюдения недельного графика работы руководителя (напоминание о совещаниях, организация приема посетителей и т. п.). Неповторяющиеся мероприятия руководитель планирует с помощью ежедневника. Руководитель, имеющий опытного секретаря, формирует только алгоритм своего рабочего дня в виде перечня основных событий, планируемых на день. Секретарь на основе этого перечня составляет план работы руководителя на текущий день. Секретарь обеспечивает (или стремится обеспечить) выполнение плана работы, осуществляет контроль за реализацией намеченных мероприятий
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ 1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя 2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел. 3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции. 4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям 5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, 6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции. 7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий. 8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов. 9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня). 10. Подшивка исполненных документов в дела. 11. Выполнение работ на компьютере 12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ
13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне. 14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов. 15. Уведомление руководителя об исполненных документах. 16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам. 17. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов 19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами. 20. Приведение в порядок своего рабочего места.
Популярное: Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1618)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |