Понимание внешней и внутренней среды организации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ Системы менеджмента записей. Требования ISO 30301 : 2011 Information and documentation - Management systems for records - Requirements (IDT)
Для учебных целей Новосибирск Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Открытым акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (ОАО "ВНИИС") на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 "Системы менеджмента"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 мая 2014 года N 460-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011* "Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования" (ISO 30301:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Requirements").
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в справочном Приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (Раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru). Введение Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации. Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды. Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих надежную деловую практику. Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11, призваны помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании результативных систем менеджмента записей (далее - СМЗ). СМЗ направляет и контролирует организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и решения этих задач. Это осуществляется за счет использования: a) строго определенных функций и обязанностей; b) систематизированных процессов; c) измерений и оценивания; d) анализа и совершенствования. Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на требованиях организации, будут способствовать формированию достоверной и надежной информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой информации и предоставлению ее тем, кто в ней нуждается, в течение необходимого периода времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих всем целям организации. Внедрение СМЗ в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений, принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов. Стандарты на СМЗ разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты, также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования, внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями, осуществляемых в рамках СМЗ, когда организации принимают решение о внедрении методологии ССМ. Примечание - ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим оптимальные методы ведения записей. На Рисунке 1 показана структура стандартов на СМЗ, разрабатываемых ИСО/ТК 46/ПК 11, которые либо уже опубликованы, либо находятся в стадии подготовки. Эти стандарты предназначены для использования: - высшим руководством, принимающим решения о формировании и внедрении систем менеджмента в рамках своей организации; - персоналом, отвечающим за внедрение СМЗ, в частности, специалистами по менеджменту рисков, аудитам, документообороту, информационным технологиям и информационной безопасности. СМЗ определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и основных участников) к ведению записей и путем использования необходимых процессов формирует записи, удовлетворяющие этим требованиям и ожиданиям. На Рисунке 2 показаны структура СМЗ и связи с потребителями и основными партнерами.
Рисунок 1 - Стандарты на системы менеджмента записей, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, и родственные международные стандарты и технические отчеты
Рисунок 1 - Стандарты на системы менеджмента записей, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, и родственные международные стандарты и технические отчеты
Рисунок 2 - Структура СМЗ
Рисунок 2 - Структура СМЗ
Дата введения – 2015-03-01
Область применения Настоящий стандарт устанавливает требования, которым должна отвечать СМЗ, чтобы помочь организации в выполнении своих обязательств, назначения, стратегии и достижении целей. Настоящий стандарт касается разработки и реализации политики и целей ведения записей и предоставляет сведения о результатах измерений и мониторинга. СМЗ может создаваться организацией или группой организаций, осуществляющих совместную предпринимательскую деятельность. Используемый в настоящем стандарте термин "организация" не ограничивается одной организацией, а включает и другие организационные структуры. Настоящий стандарт применим к любой организации, желающей: a) сформировать, внедрить, поддерживать в работоспособном состоянии и совершенствовать СМЗ в поддержку своей основной деятельности; b) удостовериться в правильности проведения своей заявленной политики ведения записей; c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем: 1) проведения самооценки и самодекларирования; 2) запрашивания подтверждения своего самодекларирования у сторонней организации; 3) обращения к сторонней организации на предмет проведения сертификации своей СМЗ. Настоящий стандарт может применяться наряду с другими стандартами на системы менеджмента (ССМ). Он особенно полезен для демонстрации выполнения требований других ССМ к документации и записям.
Нормативные ссылки Приведенный ниже ссылочный документ необходим для использования настоящего стандарта[*]. Для датированных ссылок применяют только ту версию, которая была упомянута в тексте. Для недатированных ссылок необходимо использовать самое последнее издание документа (включая любые поправки). ИСО 30300 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Основные положения и словарь (ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary).
Термины и определения В настоящем стандарте применены термины и определения по ИСО 30300.
Среда организации Понимание внешней и внутренней среды организации При формировании и доработке СМЗ организация должна принимать во внимание соответствующие внешние и внутренние факторы. Следует документировать внешние и внутренние факторы, выявленные и принимаемые во внимание при формировании и доработке СМЗ. Понимание внешней среды организации включает в себя помимо прочего: a) понимание социальных и культурных, правовых, нормативных, финансовых, научно-технических, экономических, природных и конкурентных условий, будь то международные, национальные, региональные или местные; b) понимание ключевых движущих сил и тенденций, которые могут оказывать влияние на цели организации; c) понимание взаимосвязей с внешними заинтересованными сторонами и восприятие их ценностей и ожиданий. Понимание внутренней среды организации включает в себя помимо прочего: 1) методы корпоративного управления, организационную структуру, функции и обязанности; 2) политику, цели, задачи и стратегии, реально действующие и требующие реализации и достижения; 3) возможности с точки зрения ресурсов и знаний (например, капитал, время, персонал, процессы, системы и технологии); 4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как официальные, так и неофициальные); 5) взаимосвязи с внутренними заинтересованными сторонами, восприятие ими ценностей и культуры организации; 6) стандарты, руководящие положения и модели, принятые в организации; 7) форма и масштабы договорных взаимоотношений.
Популярное: Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (156)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |