Тема: Служебные письма
1. Назначение и классификация писем
Служебные письма (СП)– это обобщенное название большой группы служебных документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами. Через служебные письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение и т.д. Различаются служебные письма по своему содержанию, которое может быть разнообразным: гарантии, претензии, запросы, заказы, замечания, задания, предложения, подтверждения, просьбы, приглашения, рекомендации, разъяснения, уведомления, уточнения, требования, изменения, сообщения, напоминания и т.д.
Письмо должно составляться в тех случаях, когда: 1. невозможно решение вопроса при устном общении; 2. требуется зафиксировать решение одной из сторон в документе.
Письма бывают коллективные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду инстанций из одного источника. Коллективное письмо составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес.
Более общая классификация подразделяет письма на две группы: Письма, требующие ответа (запрос, предложение, требование, просьба, обращение) Письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, гарантийное, извещение, распоряжение, информационное)
Общие требования к оформлению писем Служебные письма оформляются на фирменных бланках (формат А4). Расположение реквизитов: угловое или продольное. Текст письма должен быть: § кратким (обычно не более страницы) § полным (вопрос освещается полностью) § точным и объективным. Юридическую силу письму придают правильно оформленные реквизиты: дата, регистрационный номер, подпись, печать (если предусмотрено). Формуляр служебного письма: Наименование организации (автор документа) Справочные данные (юридический адрес и банковские реквизиты) 3. Дата отправки Регистрационный номер 5. Ссылка на индекс и дату документа 6. Адресат 7.
8. Текст 9. Приложение
Реквизит «Вид документа» не оформляется, за исключением писем: гарантийных (гарантия) и претензионных (претензия).
Письма-ответы требуют оформления реквизита «Ссылка на индекс и дату документа» т.е. инициативного письма, например: На № 02-05/123 от 23.04.2002
На письмах конфиденциального характера оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа», например:
Если к письму прилагаются другие документы, то их перечень указывается в реквизите «Приложение», который оформляется следующим образом: Приложение. Копия протокола согласования цены на 2 л. в 1 экз. или Приложение: 1. Счет-фактура от 12.05.2002 № 341 2. Копия платежного поручения от 10.05.2002 № 231
Реквизит «Приложение» оформляется от левого поля через 2 интервала после текста.
Требования к тексту служебного письма Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. В соответствии с целью определяются: 1. Вид письма 2. Язык и стиль текста 3. Конструкция и композиция текста. В начале текста, обычно, оформляется вступительная формула вежливости: 1. Строго официально: Господин директор. Господин Павлов В.А. 2. Официально: Уважаемые господа. Уважаемый г-н директор. Уважаемый г-н Павлов В.А. 3. Менее официально: Уважаемый Игорь Николаевич! Милостивый государь!
В конце текста оформляется заключительная формула вежливости, которая должна соответствовать вступительной: 1. Строго официально: С уважением, С почтением,. 2. Официально: С глубоким уважением,. С глубоким почтением, 3. Менее официально: Искренне Ваш, Преданный Вам, Ваш, Письма бывают простые и сложные. Простые письма посвящены одному вопросу, сложные – нескольким.
«Текст» сложного письма состоит из трех частей: · Введение– излагаются мотивы, побудившие автора составить письмо. · Описательная – приводятся факты, описываются события, явления. · Заключение– основная часть, содержит выводы, предложения, просьбы и т.п. Рекомендуется начинать письма с основной части (с заключения). Простые письма могут состоять только из основной части.
Виды писем и требования к оформлению текста
Письмо-просьба Является наиболее распространенным видом письма, т.к. количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность автора письма в ее исполнении. Просьба совпадает с формой личного или группового заявления. Просьба может излагаться от: 1 лица ед.числа – «Прошу …» 1 лица мн.числа – «Просим …» 3 лица ед.числа – «… просит …» 3 лица мн.числа – «… просят …»
Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола
В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста: 1. Обоснование актуальности просьбы. 2. Содержание просьбы. 3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.
Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.
Письмо-запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара. Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ: 1. обоснование актуальности запроса; 2. содержание запроса; 3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; 4. формулирование гарантии.
Популярное: Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2621)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |