Письмо-предложение (ОФЕРТА)
- представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
В предложении обычно указываются: - наименование предлагаемого товара; - количество и качество; - цена; - срок поставки; - условия платежа; - род упаковки и другие условия поставки.
Ключевыми словами предложения является гнездо слов, образованных от глагола
Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ 1. обоснование актуальности предложения; 2. содержание предложения; 3. ожидаемый результат, если предложение будет принято; 4. формулирование гарантии.
Гарантийное письмо
- это документ, обеспечивающий исполнение, изложенных в нем обязательств.
ГП имеет повышенную правовую функцию и потому: 1. Составляется на фирменном бланке Гаранта; 2. Содержит предложение "……………….. гарантируем." 3. Содержит банковские реквизиты Гаранта; 4. Подписывается двумя подписями (руководителя и главного бухгалтера); 5. Подписи заверяются круглой (фирменной) печатью.
Ключевыми словами ГП является гнездо слов, образованных от глагола:
Как правило используется следующая композиция (структура) текста: 1. формулирование гарантии; 2. уточнение предмета гарантии.
Гарантийное письмо, как правило, совмещается с однородной группой писем: просьбами, предложениями, запросами.
Письмо-претензия (ПП)
- это документ, содержащий обоснованные и подтвержденные другими документами требования к адресату в связи с необходимостью восстановления имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами. ПП выполняют функцию урегулирования разногласий на добровольных началах.
Как правило ПП использует следующую композицию (структуру) текста: 1. описание обстоятельств, являющихся основанием для предъявления претензии; 2. приведение соответствующих доказательств; 3. формулирование требований автора письма; 4. указание суммы претензии, и ее расчет; 5. ожидаемые последствия, если претензия не будет удовлетворена.
Особые требования к оформлению ПП: § указываются банковские реквизиты автора письма; § оформляется реквизит "Приложение" с указанием перечня прилагаемых документов; § подписываются руководителем и главным бухгалтером, если в тексте содержатся ссылки на бухгалтерские документы и приводятся бухгалтерские расчеты. Днем предъявления претензии считается день сдачи письма на почту.
Тема: Составление текстов служебных писем 1. Текст служебного документа и его содержание
Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа. Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать: достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко, при нейтральном тоне автора.
Краткость достигается: § отбором необходимой и достаточной информации, § исключением повторений текста, § исключением излишних подробностей.
Ясность и подбор слов достигается: § смысловой точностью подбора слов § использованием прямого порядка слов в предложении, когда - сказуемое следует за подлежащим - определяемое за определением.
Например: «осложнения возникли», «кредит предоставлен» или «некачественный товар», «исполненное обязательство»
В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».
Тексты служебных документов, в общем случае, как правило, состоят из трех частей: 4. Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа; 5. Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства; 6. Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п.
Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. В соответствии с целью определяются: 1. Вид письма 2. Язык и стиль текста 3. Структура и композиция текста. Содержание текста документа и его конструкции
Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания. Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями. Составление текста предполагает: § Выделение аспектов содержания; § Их формализация; § Форматирование в абзац. Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте. Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.
3. Стиль текста
Деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющая обслуживать сферу официально-деловых отношений, которая возникает: § между органами государства; § между организациями или внутри них; § между организациями и частными лицами в процессе их- - производственной, - хозяйственной, - юридической деятельности. Сфера применения деловой речи – официально-деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям. Различают три разновидности делового стиля: § канцелярский; § юридический; § дипломатический. КАНЦЕЛЯРСКИЙ стиль является собственно официально-деловым, он может быть: § строго официальным, § официальным, § менее официальным. ЮРИДИЧЕСКИЙ – это стиль законов и указов с характерным для него стремлением к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность. ДИПЛОМАТИЧЕСКИЙ – это стиль ориентированный на формулирование позиций сторон и достижение договоренности при особо "этикетной" природе дипломатических формул.
Для текстов в официально-деловом стиле характерно: 1. общая регламентация формы документа; 2. точное использование значения слова; 3. ограничение разнообразия языка, его идеоматичность; 4. соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями; 5. определенные способы словоизменения. 6. использование терминов и профессиональных слов; 7. использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул; 8. тенденция к утрате местоимения "Я"; 9. нейтральность тона изложения.
Пример Речевые формулы "В связи с указанием (распоряжением, требованиями) министерства о …" "В соответствии с достигнутыми договоренностями …" "В порядке оказания технической помощи …" "В связи с производственной необходимостью и сложившимися условиями …"
Стандартизация деловой речи существенно: § повышает информативность документа; § облегчает восприятие текста; § способствует оперативности документооборота в целом.
4. Психологические аспекты При составлении текста должны учитываться психологические факторы его восприятия. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, создающие определенные рамки корректности, вежливости и соответствующей тональности.
В основе письменного материала должны лежать следующие четыре принципа: 1. привлечь внимание тех, кому вы пишете; 2. исходить из их интересов; 3. не упускать из виду их желаний, а также 4. побудить их к определенным действиям.
Ожидаемая реакция адресата на письмо может быть разной. Возможная удовлетворенность или неудовлетворенность информацией, интерес или никакого интереса к информации. Исходя из ожидаемой реакции адресата автор может использовать для составления письма либо дедуктивный, либо индуктивный метод.
Методы составления деловой корреспонденции
Для успеха переписки необходимо: 1. иметь представление о тех, кому пишете (их интересах, потребностях, желаниях, склонностях, пристрастиях, предрассудках, предубеждениях) и использовать тот уровень языка, который адресат поймет; 2. решить, что и как вы хотите сказать и какой ответ получить; 3. выбрать наиболее подходящую форму письменного сообщения; 4. сделать набросок текста; 5. отредактировать и переписать текст, добиваясь максимальной точности выражения; 6. помнить, что адресат, читая письмо, должен чувствовать себя так, как будто с ним разговаривают.
5. Структура текста Текст делового письма может быть построен как: повествование – рассказ о событиях в хронологической последовательности; описание – детальное изображение действительности с перечислением объектов и их признаков; рассуждение – исследование в строгой логической последовательности предметов и явлений с раскрытием их признак, доказывание определенных положений; определение – раскрытие понятия, его родовых и видовых признаков в сжатой и обобщенной форме, построенное четко и логически последовательно.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ – это раскрытие понятия, которое является формой мышления, отражающей существенные признаки одноэлементного класса или класса однородных предметов. Определение, чаще всего необходимо при формулировке нового знания.
Пример,
В реальных условиях повествование, описание, рассуждение и определение сочетаются в тексте делового письма.
Двухчастное деление текста. При составлении текст документа обычно разбивают на две части: 1.Главную (основная идея), где приводят факты, идеи, рекомендации; 2.Второстепенную (уточнение деталей).
Выделение главных и второстепенных идей, их расстановка в определенной последовательности называется построением. Пример, Главная Оплату заказанного товара гарантируем.
Второстепенная Оплата будет произведена путем перечисления денежных средств в рублевой валюте на Ваш расчетный счет после получения нами отгрузочных документов. Трехчастное деление текста. В ряде случаев, когда это отвечает общему замыслу, текст можно делить на три части: 1.Зачин, начало мысли, изложение фактов (1-3 предложения содержащих новое); 2.Развитие мысли, темы (проблема, конфликт); 3.Концовка, вывод, предлагаемое решение, заключительное мнение, просьба и т.д.
Пример,
Зачин Имею честь сообщить о том, что сегодня, 10 апреля 2006 года, в розничной продаже появился журнал "Секреты", приложение к журналу "Москва и москвичи".
Развитие (темы) Если у Вас возникнут какие-либо трудности с приобретением журнала, сообщите мне, пожалуйста, причину затруднения и укажите адрес, по которому Вы хотели бы получить этот номер.
Концовка Напоминаю о необходимости поддерживать в наличии ассортимент рекламируемых и рейтинговых изданий, перечень которых содержится в журнале "Секреты", а также сообщаю о начале сбора информации в следующий номер.
Абзац. Разбивка текста на абзацы позволяет выделить сформулированную законченную мысль. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Каждый абзац содержит предложение, выражающее главную идею или аспект темы. Такое предложение называю заглавным. Отношения текста с абзацем могут быть следующие: § изложение в нескольких абзацах, каждое из которых включает ряд предложений (блок информации); § текст может состоять и из одного абзаца (характерно для информативных текстов).
Пример,
Информативный текст Как договаривались на выставке, жду решения в отношении рекламы Вашей книги в нашем журнале. Редакцию эта тема заинтересовала, и есть шанс получения хорошей рецензии на нее. Условия размещения стандартных рекламных блоков прилагаются. Подача материалов в номер до 1-го июня.6. Композиция текста
Главным средством достижения последовательности изложения является грамотное соединение предложений в единый текст.
Под композицией (структурой) текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Компонентами текста являются отдельные аспекты содержания, т.е. основные сформулированные мысли. Аспект содержания, являясь внутренне замкнутой смысловой единицей, оформляется в один абзац (4 - 6 предложений). Текст документа может включать один или несколько аспектов содержания, т.е. быть - одноаспектным или многоаспектным. Правило: В текстах официальных документов, в середине абзаца, не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.
В русском языке существует два вида контекста: последовательный и параллельный.
Достижению последовательности изложения в деловом письме помогает владение такими понятиями как "тема" и "рема". В каждом предложении можно выделить тему (данное), которая ставится в начало, и рему (новое), то, что утверждается и стоит в конце предложения. Пример,
Предложение – единая речевая единица, участвующая в образовании текста. В русском языке порядок слов гибкий. От расстановки слов зависит смысл предложения, которое, кроме того связано с предыдущим и последующим предложениями, то есть с контекстом. Выбранное из контекста предложение теряет часть информации, поскольку характер соединения предложений в единый текст также несет определенную информацию.
Связь между предложениями абзаца или абзацами осуществляется с помощью повторов. Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями (абзацами), в котором в последующем предложении (абзаце), в неизменном виде, повторяются различные фрагменты предыдущего предложения (абзаца).
Последовательный строй (цепочечная связь) контекста - такой, при котором одно предложение вытекает из другого (т.е. то, что было новым в предыдущем предложении, становится известным в последующем) Пример,
При цепочечной (последовательной) логической связи между предложениями повторяться может: само слово, синоним или местоимение, заменяющее слово.
Пример Наша организация планирует разместить у Вас заказ на сборку партии компьютеров. Компьютеры должны быть надежными и иметь высокую эффективность. Она необходима для проведения работ по математическому моделированию процессов управления.
Параллельный строй контекста - такой, при котором несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскрывают разные аспекты предыдущего предложения. У них одинаковые субъекты (тема) и разные предикаты (рема).
Пример,
Параллельная связь предложений в тексте предполагает однотипность их грамматического построения при самостоятельности содержания. В результате образуется определенный ритмический рисунок текста.
Пример Сроки публикации рекламы мы обсудили с Вами при первом разговоре. Полученное электронное письмо свидетельствует о желании Вашего руководства дать рекламу книги. Ваш ответ о месте получения книги для фотографирования говорит о понимании сроков публикации.
Таким образом, композиция текста - это последовательность расположения его составных частей (компонентов или аспектов), которые связываются между собой последовательным или параллельным типом связи при помощи повторов. Например, композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: 1 - обоснование актуальности запроса; 2 - содержание запроса; 3 - ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен. 4 - формулирование гарантии;
7. Основные правила составления текста
При выборе слов и терминов следует руководствоваться следующими правилами: 1. Не излагайте в тексте того, что вы не сказали бы устно. 2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначным. 3. Слово в тексте должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в литературном языке. 4. Построение предложений текста строится по аналогии с реализуемыми моделями ССК. 5. Неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Например, путем разбивки сложного предложения на отдельные, простые по составу и построению фразы. «За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, менеджеру Макарову В.И. объявить выговор » 6. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. 7. В тексте не употребляются: Архаизмы: «При этом препровождаем ...» вместо «Посылаем ...» или «Направляем» «Сим письмом извещаем ...» вместо «Извещаем ...» «Настоящим уведомляем ...» вместо «Уведомляем ...» Канцеляризмы: «Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение» вместо «Ввиду ... считаем целесообразным не посылать Вам проект предложения» Тавтологические повторы: «польза от использования», «явление ... проявляется», «следует учитывать следующее» Плеоназмы (излишества): «совместное сотрудничество», «в апреле месяце», «2000 рублей денежных средств» Неоправданно иностранные слова: «репрезентовать» вместо «представить» «срок пролонгирован» вместо «срок продлен» «лимитирование расходов» вместо «лимитирование средств»
8. Используемые в тексте сокращения должны быть понятны адресату, поэтому рекомендуется использовать следующие типы: Инициальный тип - РФ, ДПС, ВС, ВАС, ПК, БД Слоговый тип - Минфин, спецкорр, прораб. Смешанный тип - техфинплан Тип простых слов усечений - Главн, Зав, Спец.
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1016)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |